El servicio Web de Mi Firma pone al alcance de los ciudadanos la transformación digital de los documentos.

Por Álvaro Montes

Un trabajo que realicé por mucho tiempo me obligaba a desplazarme hora y media sobre las congestionadas calles bogotanas para radicar una cuenta de cobro que debía llevar mi firma “de puño y letra”. Aunque las firmas electrónicas están autorizadas por la Ley, el garabato sobre papel sigue reinando en nuestra sociedad y muchos encargados de la parte administrativa en las organizaciones sólo sienten alivio en el alma si pueden ver el documento físico firmado. Y razón no les falta: son numerosos los casos de suplantación de identidad, y ante un eventual conflicto, los jueces acuden a los peritos calígrafos para determinar si una firma es auténtica.

La firma digital es una alternativa, pero tan compleja tecnológicamente, que sólo puede ser adoptada en el mundo corporativo. Se trata de números encriptados que se asocian a un documento, pero el firmante debe realizar pasos costosos de adquisición de software, y generar claves públicas y privadas, en un proceso apoyado por algoritmos, hash y otros conceptos demasiados gruesos para una simple cuenta de cobro. Salía más efectivo conducir por las calles bogotanas.

Finalmente encontré una buena solución. Mi Firma es una plataforma Web de firma electrónica diseñada pensando en las personas, en primer lugar. Ofrece la doble ventaja de un servicio sencillo y rápido al alcance de cualquier ciudadano, y la seguridad de una firma certificada con validez legal. Cualquier persona mayor de 18 años puede firmar contratos laborales, de arrendamiento, comerciales, autorizaciones y muchos más utilizando esta plataforma, que pone el grafo de su firma personal sobre cualquier documento en formato pdf, con un sello que garantiza la autenticidad de la misma.

La pandemia aceleró muchas transformaciones digitales, y una de ellas es el abandono de la presencialidad para firmar documentos. Ya no es necesario descargar el contrato, imprimirlo, firmarlo a mano y escanearlo (con notoria pérdida de calidad), convertirlo de nuevo en un documento pdf y enviarlo por correo. Muchas personas no disponen de un escáner y deben desplazarse hasta la papelería del barrio.

El procedimiento en Mi Firma es más sencillo. Hay que registrarse, crear la firma allí mismo en la Web, o subir escaneado el grafo de su firma. Hay un proceso ágil de validación de su identidad y a partir de ese momento puede colocar esa firma en cualquier documento que necesite. Una vez firmado en la plataforma, lo envía al destinatario. Eso es todo. Si un documento debe ser firmado por dos personas, la plataforma pedirá al segundo firmante que lo haga y hasta que no se cumpla este paso no aparecerá como “firmas completadas” en el sistema.

La pandemia aceleró muchas transformaciones digitales, y una de ellas es el abandono de la presencialidad para firmar documentos. Tiene validez legal y es una iniciativa de la compañía Olimpia IT, reconocida en temas de seguridad digital. Olimpia IT realiza más de 20 millones de autenticaciones biométricas cada año y más de 13 millones de personas utilizan sus servicios de seguridad digital.

Las ventajas de la firma electrónica son evidentes: trámites digitales sin desplazamientos físicos; reducción sustancial de costos de la gestión documental; seguridad jurídica sobre la firma, y la tan urgente reducción del uso de papel, en la crisis mundial por el cambio climático.

Mi Firma también es una alternativa en el mundo empresarial, porque permite trazabilidad sobre los documentos, seguridad y autenticación certificada, así como reducción de costos y de tiempo en la gestión de documentos. Los documentos que se firman están asegurados contra cualquier intento de alteración, y el destinatario puede consultar la fecha y hora en que fue firmado.

Una práctica común (admito que la he utilizado por años) es escanear la propia firma y colocarla sobre un documento, en el propio computador personal. Pero eso no tiene validez jurídica. Una entidad autorizada debe certificar la autenticidad de la firma, y para ellos existen las compañías de firmas digitales y electrónicas.

En el mundo hay discusión acerca de la digitalización de firmas y la seguridad sobre los documentos. Es claro que una firma digital o electrónica certificada es más confiable que la firma de puño y letra sobre papel. Un empleado de banco o un vendedor que atiende a un cliente en una tienda no dispone del tiempo para verificar si el garabato que el comprador escribe es auténtico. Los clientes ponen cualquier dibujo o simplemente su nombre y no hay manera de saber si efectivamente esa es su firma válida. Las plataformas tecnológicas se han asegurado de verificar la identidad, así que una firma electrónica solo puede ser utilizada por el propietario legítimo de la misma.

Más de 35.000 colombianos están utilizando esta plataforma, para solicitudes de créditos, para comprar una SimCard o abrir un plan con un operador telefónico, para incapacidades médicas, autorizaciones, solicitudes ante el Icetex y – cómo no – para radicar cuentas cobro sin perder hora y media en las calles congestionadas.