Si busca ejemplos creíbles de cómo la automatización puede ayudar a los negocios, ComWare ofrece un testimonio.

Por Álvaro Montes

Predicar con el ejemplo es la mejor manera de convencer a los escépticos. ComWare, una compañía colombiana de tecnología,  encadenó una secuencia de medidas para ganar eficiencia y ahorro que bien vale la pena reseñar, como testimonio del impacto positivo de la automatización en las organizaciones. La secuencia incluye automatización de procesos, construcción de la cultura “cero papel” y el desarrollo de aplicativos para la gestión de recursos humanos, entre otras, que en cuestión de un año dejaron ver sus bondades en reducción de los tiempos de transaccionalidad, ahorros envidiables y disminución de la huella de carbono de la compañía.

“En algunas organizaciones hay personas que no quieren mudarse a la era de las transferencias electrónicas, porque firmar cheques les confiere algo de poder, y no quieren perderlo” Hoy, todos los procesos de ComWare son digitales, sin la intervención de documentos físicos, en una adopción radical de la cultura “cero papel” a la que una gran parte de la sociedad todavía se resiste. Un año atrás, cuando una persona iba a ser vinculada a la empresa se imprimían 110 hojas, entre currículo, exámenes médicos, aprobaciones y reportes, que se anexaban al archivo de cada empleado. La documentación ahora es totalmente digital. El consumo de papel fue reducido o eliminado en todas las áreas. Durante enero de 2020 se imprimieron 15.118 hojas, pero en diciembre pasado solo 537. Una resma para toda la organización, un cambio notable que el planeta agradece; mientras un año atrás ComWare consumía 1,6 árbol cada mes, ahora solo utiliza menos del 7 por ciento de un árbol. De 175 kilogramos de CO2 en enero del año anterior se pasó a apenas 6 kilogramos en diciembre último.

El área de Gestión Humana ofrece un buen ejemplo del impacto positivo de la automatización. La Intranet, la evaluación de desempeño, el portal de selección, el flujo de aprobaciones y la matriz de personal permitieron ahorrar 136 millones de pesos. Y el área financiera y administrativa obtuvo ahorros por 60 millones de pesos, mediante el portal de reservas, las herramientas de gestión y los portales colaborativos,  para citar un par de casos.

Tesorería automatizó casi todo. Ya no se firman cheques, porque todos los pagos se realzian mediante transferencias electrónicas y, como era de esperarse, la factura electrónica significó un cambio trascendental.

En Contabilidad se redujeron drásticamente los tiempos de causación y el consumo de papel, gracias a Legalisapp, que automatizó la legalización de anticipos y gastos. La revisión del informe financiero se efectúa en línea, y ahora se ejerce un mejor control de las facturas de proveedores gracias a Aranda CXP.

El aplicativo Chequéate, registra la temperatura y gestiona los protocolos de bioseguridad, y el aplicativo Lucy permite felicitar a los empleados destacados y estimular al personal con el reconocimiento a su trabajo.

ComWare redefinió el modelo de oficinas y el retorno tras el confinamiento. En su sede en el norte de Bogotá ya no hay oficinas y escritorios para cada ejecutivo. Ni siquiera el presidente de la compañía conservó su oficina. El modelo ahora consiste en espacios de trabajo que se utilizan por demanda. El esquema de teletrabajo es mixto, con unos días laborando desde casa y otros en oficina.

ComWare redefinió el modelo de oficinas y el retorno tras el confinamiento. En su sede en el norte de Bogotá ya no hay oficinas y escritorios para cada ejecutivo. Ni siquiera el presidente de la compañía conservó su oficina.El caso ComWare lo exponemos aquí para compartir buenas prácticas y abordar con casos de la vida real las ventajas de aquellas ideas que se pregonan en el mundo de los negocios y la tecnología, pero que no es tan fácil llevar a la práctica. Sin dudas, la crisis sanitaria provocada por la aparición de la Covid 19 aceleró la transición a estas buenas prácticas, que ya estaban planeadas desde antes.

Luis Fernando Rojas, vicepresidente financiero y administrativo de ComWare, insiste en que la resistencia al cambio, presente en la cultura de las organizaciones, es la responsable de los retrasos en la adopción de este tipo de medidas. “En algunas organizaciones hay personas que no quieren mudarse a la era de las transferencias electrónicas, porque firmar cheques les confiere algo de poder, y no quieren perderlo”, afirma Rojas.

La desconfianza es otro factor en contra. En nuestra cultura todavía impera la idea de que un papel impreso brinda mayores garantías que un documento digital. Y aunque la legislación permite recibir cuentas de cobro por correo y firmas electrónicas, muchos negocios todavía exigen a sus proveedores la radicación de documentos físicos.