Selección de aplicaciones que mejora la eficiencia de personas y equipos de trabajo.

Es común que no shagamos buenos propósitos en los primeros meses del año. ¿Por qué no aprovechar las facilidades del smartphone para darnos una mano? Las aplicaciones de productividad existen desde tiempos remotos, y son tantas en las tiendas oficiales de iOS y Android que resulta difícil hacer una selección objetiva. Pero podemos compartir algunas de las más exitosas y populares, utilizadas por emprendedores, gerentes, profesionales de todos los oficios y por cualquier persona que desea una vida más productiva, y un uso óptimo de su tiempo.

Individuos muy exitosos han demostrado que no se requiere trabajar sin descanso 24 por siete. Suele citarse el caso de Jeff Bezos, uno de los hombres más ricos del mundo, con una fortuna que Forbes estima en más de 200.000 millones de dólares, quien en un día corriente puede meditar, pasear a su perro robótico de Boston Dynamics y lavar los platos de la cena, en una agenda en la que también hay espacio para preparar el próximo viaje al espacio de su cohete Blue Origin o adquirir una startup naciente, con la que fortalecer su imperio de Amazon Web Services.

Como sea, los tiempos en los que era bien visto el personaje “trabajahólico”, que no tenía tiempo para la familia ni el deporte al aire libre quedaron atrás. Aquí una selección de apps que, utilizadas con disciplina, pueden contribuir a un día más efectivo.

Timely. Consultores y profesionales independientes suelen utilizar esta app para monitorear el tiempo que dedican a cada tarea o consultoría. Es frecuente dedicar más horas de las que se cobran. También puede ser utilizada en equipos de trabajo colaborativo.

Slack. En el mundo profesional WhatsApp no significa nada. Las comunicaciones en los equipos de trabajo se realizan mediante plataformas como esta, verdaderas herramientas orientadas a la productividad, con diferentes salas de chat, la posibilidad de almacenar ordenadamente los documentos compartidos y la integración de servicios en la nube, como Google Drive, Salesforce y otros. Conversaciones profesionales que pueden ser clasificadas, archivadas y separadas a conveniencia.

Trello. Hay muchas herramientas para la gestión de proyectos y esta es una muy popular. Incluye tablero con “notas adhesivas” monitoreo de tareas y, por supuesto, está enfocada en el trabajo colaborativo. Se puede agregar fotos y documentos adjuntos a cada tarea y cada miembro del equipo puede comentar las tareas y responder preguntas.

OneNote.  La mejor “libreta de apuntes” del mercado, sin duda, aunque también existe Evernote, casi igual de maravillosa. Con estas herramientas se toman notas multimedia (puede agregar audio, fotos, dibujos, gráficos) clasificar las notas dentro de cuadernos o libretas, y utilizar marcas de seguimiento variadas. Todo en el móvil, el PC o la Web. OneNote tiene la ventaja de su integración con la suite Office de Microsof.

Mural. La pandemia masificó las video reuniones, que llegaron a ser tan abrumadoras y aburridas hasta acuñarse el término “fatiga zoom”. Si desea reuniones realmente productivas y orientadas a resultados, hay que utilizar Mural, un tablero blanco sobre el que se pueden pegar tarjetas virtuales (similares a post-it) para visualizar ideas en una reunión. Los participantes no están viendo mosaicos de rostros, sino las contribuciones de cada persona, escritas en tarjetas de colores. Se puede utilizar con diferentes técnicas de facilitación, como la lluvia de ideas, los mapas mentales, gráficos, líneas de tiempo, diagramas, matrices de priorización y jerarquización, y una extensa colección de otras formas de visualizar información.

Asana. Es una de las plataformas de mayor reputación en el mundo corporativo, orientada al trabajo en grupos y la gestión de proyectos. Seguimiento de tareas, conversación y comentarios a los documentos compartidos, notificaciones y comunicación, todo en un sistema claro y efectivo.

Desde luego, hay muchas más. Lo recomendado es echar un vistazo a las tiendas de app, bajo la categoría productividad, dedicar un buen rato a explorar las opciones y seleccionar las que mejor se ajusten a sus necesidades.