El virus puso al mundo a llevar la oficina a casa, pero no es tan sencillo como parece.

Por Álvaro Montes

Trabajar en casa no es lo mismo que teletrabajar. Ha sido señalado con claridad por expertos y una frase de Silvina Moschini, gurú del trabajo remoto, resulta oportuna y contundente: “El trabajo es una cosa que hago, no un lugar al que voy”. La llegada de la emergencia sanitaria hizo que centenares de organizaciones enviaran apresuradamente a casa a sus empleados, y fue necesario improvisar soluciones para asegurar que los equipos pudieran realizar trabajo colaborativo y que el personal tuviera acceso a la información de la compañía. Soluciones tecnológicas para realizar todo eso de forma fluida existen desde hace mucho. Pero solo una proporción pequeña de empresas se habían interesado en ellas. Plataformas de telepresencia para reuniones a distancia, o alternativas de mensajería para comunicarse rápida y efectivamente con los colegas, agrupando las conversaciones según equipos de trabajo, VPN para acceder de manera segura a los sistemas de la organización y muchas otras herramientas están disponibles en los mercados tecnológicos. Y existe una regulación que estimula el teletrabajo. Desde 2008 el Estado colombiano promueve este enfoque, mediante la ley 1221 de 2008 y el decreto 884 de 2012, en los que se dan los lineamientos que promueven el teletrabajo y se establecen las hojas de ruta.

Por teletrabajo se entiende al empleado formal que, bajo contrato y en acuerdo con su empleador, realiza sus tareas desde casa (en realidad una parte de ellas, porque la mayoría de los programas de teletrabajo pactan dos días a la semana de labores presenciales en la oficina). Por eso, en los indicadores de teletrabajo no se cuenta a los independientes, aunque también suelen trabajar desde sus “Home Office” o desde la movilidad, pero no hacen parte registrada de los programas de teletrabajo del Mintic y el Mintrabajo. El empleado que acuerda teletrabajar recibe asesoría, la ARL revisa sus condiciones logísticas (que disponga de un espacio en su casa con un mínimo aislamiento y ergonomía), y la empresa debe proporcionarle el software, los accesos y las herramientas necesarias, cosas de las que se encarga la oficina de talento humano de la organización.

Los supervisores quieren ver a su gente sentada en el escritorio, para estar seguros que trabajan. Hace mucho que este concepto fue erosionado. Suena fácil, pero no lo es. Teletrabajar requiere, en primer lugar, construir una cultura de la confianza al interior de la organización. La cultura colombiana, por nuestra historia del conflicto armado, por las múltiples violencias y por los altos índices de corrupción, está marcada por una fuerte dosis de desconfianza. Los supervisores quieren ver a su gente sentada en el escritorio, para estar seguros que trabajan. Hace mucho que este concepto fue erosionado. Un empelado en su silla puede estar mirando el Facebook personal, pero el supervisor quedará feliz solo por el hecho de tenerlo “bajo control”. Las organizaciones que pueden dar el salto al teletrabajo comprenden en primer lugar que la productividad de sus colaboradores no está atada a un escritorio. La tecnología cambió eso, desde hace mucho tiempo. Se puede ser productivos en la movilidad y en casi cualquier contexto, si se dispone de los instrumentos que lo permitan. Y se puede monitorear el trabajo de un empleado, también a distancia.

El segundo ingrediente necesario es disponer de las condiciones mínimas en casa para hacerlo sin afectar la vida familiar, ni permitir que la familia sea una barrera para el trabajo. Sobre esto hay bastante literatura, pero es importante destacar algunas ideas clave:

Agenda y horario:

Quien trabajo en casa tiende a hacerlo en cualquier momento, hasta tarde en la noche o en la madrugada. Esa supuesta libertad hace que se trabaje más de lo debido y de manera ineficiente. Lo primero es definir la agenda y el tiempo de trabajo para generar una rutina de oficina en casa y concientizar a los demás miembros de la familia que en ese espacio “estaré en la oficina” y por lo tanto solo se pueden hacer interrupciones planeadas, como la del almuerzo. Es importante contar con el apoyo de la familia en esto.

Un espacio en casa:

No es bueno convertir el comedor o la sala en el espacio de trabajo. Hay que separar el trabajo de los espacios de vida familiar. Se debe definir un área de la casa cómoda, con buena iluminación, con poco ruido, una silla con soporte lumbar y una buena conexión a Internet. No necesariamente una habitación exclusiva, no siempre se dispone de un cuarto de estudio, y basta con un área separada del resto, que constituya un ambiente laboral propio.

Salud y estado de ánimo:

Puede ser jocoso, pero es un hecho que el teletrabajador primíparo tiene a sentarse en pijama y pantuflas al momento de comenzar la jornada. Mal hábito. Aunque los compañeros de trabajo no están allí, está probado que lo mejor es arreglarse, con ropa cómoda y casera desde luego, pero con la actitud mental y física para trabajar. Está ampliamente recomendado desarrollar actividades físicas y de relajación, antes de comenzar o al finalizar la jornada, y pausas activas, cambiar de postura y tener una alimentación balanceada, ya que en casa se tiende a comer más y con más frecuencia por la misma ansiedad del cambio de rutina.

Concentración y foco

Manejar su propio horario y sentirse solo, hace que muchas personas pierdan el foco con frecuencia y revisen sus redes sociales, conversen telefónicamente con amigos y atiendan asuntos familiares cotidianos durante la jornada. Esto les hace perder productividad y estarán “colgados”, retrasados con sus compromisos y sentirán que el día no les alcanza. Es recomendado utilizar apps que ayudan a enfocarse y mantener la concentración en cada tarea hasta que esta sea terminada completamente. Trabajar en casa debería permitir mayor productividad y eficiencia, no al revés.

La crisis de salud pública que enfrentamos este año nos obligó a cambiar hábitos, en muchos sentidos. El cambio más drástico que hemos visto hasta ahora es el del trabajo en casa, como resultado del confinamiento decretado en la mayoría de los países. Lo interesante de este hecho es que las organizaciones tienen la oportunidad de convertirlo en una política y una norma. Teletrabajar es ambientalmente amigable, reduce la huella de carbono de cada individuo, porque hay menos desplazamientos y, por tanto, reduce los problemas de movilidad urbana. Ojalá que, terminada la crisis mundial de la Covid 19, el teletrabajo continúe. El planeta lo agradecerá.