El 1 de septiembre todos los grandes contribuyentes del país deben estar facturando electrónicamente, pero más de 1.300 pidieron plazo hasta diciembre para comenzar con este nuevo modelo digital.

El plazo se acaba. En menos de un mes, exactamente el 1 de septiembre, todos los 3.593 grandes contribuyentes comenzarán a facturar electrónicamente. No más papel, ni cartuchos de tinta, ni sobres, ni mensajeros. Y el primer día de enero del 2019 lo harán las demás empresas, incluidas pequeñas, micro, los independientes y todo el que pertenezca al régimen común y esté obligado a recaudar IVA. Colombia entra en pleno en la era de la factura electrónica.

Los primeros en dar el salto digital son los grandes negocios, algunos de las cuales ya lo hacían, bajo una regulación anterior que era voluntaria, o porque fueron seleccionados por la DIAN para la primera fase. Y a pesar de que el gobierno comenzó este proceso hace más de dos años, con numerosas reuniones informativas, consultas y capacitaciones, 1.352 grandes empresas pidieron a la DIAN prórroga hasta el 1 de diciembre para empezar a facturar bajo el nuevo modelo tecnológico. Las otras 2.241 empresas clasificadas como grandes contribuyentes deberán comenzar, sí o sí, el 1 de septiembre. No obstante, en opinión de expertos consultados, habrá una porción significativa de grandes empresas que ni siquiera lograrán cumplir el plazo de diciembre y necesitarán más tiempo. “No creo que se alcance, habrá que ampliarlo a 31 de diciembre, porque integrar los ERP – los sistemas de gestión de la empresa – con los sistemas de facturación electrónica, más los cambios en la lógica del negocio, toma tiempo” dice Héctor García, presidente de Certicámara.

María Pierina González, directora de gestión de fiscalización, de DIAN

El sistema funciona de la siguiente manera: los grandes contribuyentes deben adoptar una tecnología de facturación electrónica, bien sea propia o contratada con uno de los 55 proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN, al giaul que los medianos, que suman 34.333 empresas, según datos oficiales. Las micro y pequeñas empresas – un total 2.070.362 negocios – no tienen que pagar, sino que la DIAN les prestará el servicio gratuito, desde una plataforma Web que ya está lista en https://facturaciongratuita.dian.gov.co y en la que 1.267 pequeños contribuyentes ya comenzaron el trámite correspondiente. El proveedor tecnológico recibe la información de cada factura que una empresa produce, la convierte en un archivo en formato XML y la envía a la DIAN y al destinatario del cobro. Los ahorros son enormes. Para las empresas, el costo de gestionar facturas se reduce hasta en 80 por ciento, y para la DIAN la evasión deberá reducirse en, al menos, 50 por ciento. La DIAN estima que la evasión en IVA en 2017 fue de 16 billones de pesos.

Bajo el modelo tradicional, el costo de una factura puede alcanzar hasta 7.000 pesos, incluyendo la impresión, el transporte a través de servicios de mensajería y el almacenamiento por cinco años. Las empresas que ya comenzaron a emitir facturas electrónicas están pagando, según su volumen de facturación, entre 50 pesos y 2.000 pesos por factura. En el país hay empresas, como los operadores de telefonía móvil, que generan 12 millones de facturas cada mes. El impacto en la huella de carbono es notable: por cada 10.000 facturas electrónicas el país ahorra 1,2 árboles y 3.700 metros cúbicos de agua, considerando que una factura promedio en Colombia tiene 3,5 páginas.

No son claras las razones del retraso notable que tienen los grandes contribuyentes en la implementación del modelo. Los costos son bajos, de entre 2 y 30 millones de pesos, según la complejidad de la operación de cada empresa. Incluso hay proveedores tecnológicos que no cobran la implementación sino solamente la emisión de las facturas, y hay soluciones estandarizadas para empresas medianas y pequeñas desde 500.000 pesos. El nudo está más en el tiempo necesario para la implementación, que puede tardar entre dos y tres meses.

Más que un requisito

“No se trata solamente de un producto que cumple la legislación tributaria, sino de una oportunidad para aligerar los procesos de negocio en las empresas”, explica Fermín Álvarez, CEO de Techedge Colombia. Con la factura electrónica se dará inicio a un mercado digital de factoring, una figura que permite negociar facturas y otros títulos valores para recibir anticipadamente el dinero por cobrar. El tamaño de ese mercado es de 57 billones de pesos, pero con la plataforma digital que mincomercio deberá implementar para ello, el negocio crecerá exponencialmente. Se estima que en la actualidad solo el 7 por ciento de las facturas llegan a los mercados de factoring, y con la plataforma digital esa cifra se incrementará al 30 por ciento. La factura electrónica sirve para mucho más. “Podemos hacer predicciones y decirles a los clientes, por ejemplo, que van a necesitar recursos del sector financiero porque tienen cuentas por pagar en este orden y mire lo que están recibiendo”, explica Luis Villegas, gerente de Cadena Digital, uno de los proveedores tecnológicos habilitados.

Hay empresas pensando ya en automatizar completamente el proceso de punta a punta, con la idea de eliminar la intervención humana, incluyendo la aprobación y el pago. “Es el punto de inicio para la inclusión de nuevos comprobantes y documentos electrónicos como la guía de remisión, las nóminas, los contratos, las plantillas de IVA”, indica Alberto Redondo, de Seres, un proveedor tecnológico.
Maria Pierina González, directora de gestión de fiscalización de la DIAN, confirmó que desde marzo del año pasado hasta la fecha se han generado en el país más de 5.8 millones de facturas electrónicas por valor de 66.6 billones de pesos. La DIAN invirtió el año pasado 9.355 millones de pesos en la implementación de esta medida. “El proyecto está andando y estamos cumpliendo con todos los puntos que nos fijamos”, explica.

Quedan, no obstante, asuntos por resolver. La Reforma Tributaria agregó un ingrediente nuevo: la presencia de un validador tecnológico, un paso intermedio antes de que la factura llegue a la DIAN, que se supone agregará mayor seguridad al documento. En breve se abrirá una licitación para seleccionar a los operadores que se encargarán de esta tarea, que deberá entrar en funcionamiento en dos años. También se hará una licitación, a cargo del mincomerico, para el registro de las facturas electrónicas en una base de datos oficial.

El gran atractivo que la tecnología tributaria ofrece a los gobiernos es el aumento en la recaudación. Un estudio reciente del BID encontró que en Ecuador la recaudación antes de comenzar el proceso de facturación electrónica equivalía del 4.8 por ciento del PIB y se incrementó al 6.4 por ciento una vez puesto en marcha el nuevo esquema digital. En Argentina pasó de 6,4 por ciento del PIB a 7,4 por ciento y en México pasó del 3,4 por ciento al 3,9 por ciento del PIB. En los países en donde la tasa de recaudo era más abaja se lograron los mayores impactos. Pero alcanzar esos indicadores tomó varios años.

El presidente Duque ratificó su intención de obtener la tan anhelada meta de reducir la evasión a la mitad, gracias a la tecnología. Héctor García, de Certicámara, señala que la facturación electrónica reducirá el problema, pero en un 30 por ciento probablemente, y advierte que la fuente principal de evasión en Colombia queda fuera del alcance del nuevo modelo. “El gobierno tiene que atacar la informalidad, que es donde se produce la mayor parte de la evasión tributaria”, afirma. Y será necesario extender el modelo a todos los demás títulos valores, desde los pagarés, las letras y los cheques, hasta las boletas de entada a cine, los tiquetes de bus intermunicipal y las tiras de compra que expiden los supermercados y las cafeterías, que no son en realidad facturas sino “documentos equivalentes”, y que, según los expertos, constituyen fuente importante de evasión.

La DIAN confía en que la meta es posible, dado que ahora podrá cruzar automáticamente la información y ver en tiempo real lo que se está facturando en el país. Habrá que esperar los resultados en el mediano y largo plazo.

Publicado originalmente en revista SEMANA, edición 1893, agosto de 2018.