Trabajar en casa es la norma ahora, pero el exceso de reuniones en línea puede resultar agobiante. ¿Cómo mantener una comunicación laboral efectiva y fructífera?

Por Maryury Romero
Gerente General Dell Technologies Colombia y Ecuador
COLUMNISTA INVITADA

 

Las nuevas restricciones que ha generado la situación actual, en la que las personas deben en lo posible estar en sus hogares y guardar la distancia física para salvaguardar sus vidas, ha generado estrategias digitales que brindan la posibilidad de permanecer conectados socialmente con la familia, el trabajo y los amigos. Así mismo, ha llevado a que las empresas visualicen que las herramientas tecnológicas sí son necesarias y útiles para trabajar desde el hogar de una manera efectiva.

En este punto el trabajo en remoto, tema del que se habla con mayor frecuencia, y que se aceleró debido a la crisis causada por la pandemia, se ha convertido en el protagonista indiscutible de miles de hogares y de las grandes y medianas empresas de diferentes sectores de la industria. Según una reciente encuesta del Ministerio de Trabajo, antes de la crisis, Colombia contaba con cerca de 122 mil teletrabajadores, hoy cerca de casi cuatro millones de colombianos hacen parte de esta modalidad.

Debido a esto, la conectividad se ha convertido en uno de los mayores desafíos y los resultados más visibles se ven reflejados en la transformación de la fuerza del trabajo remoto, que requiere no solamente contar con un dispositivo adecuado para cada perfil, sino también con la conexión eficiente y la seguridad necesaria que les permita a las compañías y a las personas en general, vivir conectados con el mundo exterior y seguir siendo productivos. De acuerdo con un reciente análisis del MinTIC, actualmente el país tiene 24,3 millones de conexiones a internet (entre fijo y móvil 4G) con una velocidad superior a los 10 Mbps, lo que representa 9,4 millones de nuevas conexiones con mayores prestaciones.

Esta necesidad de conectarse digitalmente, combinada con el cambio de la mayoría de las oficinas al trabajo remoto, ha dado lugar a un aumento en la cantidad de reuniones virtuales, y es aquí donde las empresas que han adoptado la transformación digital han logrado responder con recursos para ayudar a su fuerza de trabajo en remoto a permanecer conectados y productivos. En Dell Technologies el programa Connected Workplace comenzó en 2009, y esta infraestructura de trabajo remoto le permitió estar preparada para lo inesperado. Debido a la coyuntura actual, este modelo de trabajo en la compañía atravesó una revolución digital, llevando al 90% de la fuerza laboral global de 165,000 personas a trabajar desde sus hogares en menos de dos semanas, gracias a esto, y casi cinco meses después, ha logrado continuidad en la productividad y la satisfacción de los miembros del equipo.

Esto evidencia, que las personas que se han adaptado al teletrabajo han logrado entender estos nuevos modelos y aprovechar los recursos para acoplarse a la nueva manera de vivir conectados en línea. Aún existen personas que hasta ahora están iniciando en este proceso y están empezando a asimilar la naturaleza de la comunicación digital y algunas de las ventajas que la tecnología aplicada al trabajo en remoto puede ofrecer. Aquí mencionamos algunas de ellas:

• Ayuda a las personas a vivir conectadas con el mundo exterior

La conexión se necesita ahora más que nunca, dado que se ha presentado el cierre de empresas y que las nuevas condiciones obligan a las personas a restringir las interacciones fuera de sus hogares, los seres humanos están descubriendo que las reuniones virtuales no solo se limitan al lugar de trabajo, sino que están buscando maneras creativas de usar la tecnología para permanecer conectados socialmente a pesar de la separación física, lo que genera un mejor estado de ánimo.

• Fomenta la interacción

Es importante que las actividades en línea, tanto laborales como sociales tengan interacción, no pueden convertirse en una comunicación unidireccional. Para lograr el éxito, es necesario que los participantes puedan hablar entre sí y no solamente escuchar a alguien que lidera el grupo. La comunicación dialogada propicia un óptimo ambiente laboral, y les permite a los participantes aportar su conocimiento y apoyar a la compañía en sus objetivos.

• Permite programar las actividades más relevantes

Las actividades en línea son importantes, pero pueden convertirse en un obstáculo, especialmente cuando no tienen un objetivo claro. Es importante no programar demasiados eventos en línea y priorizar las actividades, de lo contrario se puede generar un estrés intentando seguir el ritmo del trabajo, la familia y los eventos en línea.

• Evita la sobrecarga de información

Al adoptar el trabajo remoto, la sensación de pérdida de información o falta de participación se intensifica junto a la sobrecarga de información que viene tanto de líderes como de los empleados. Una buena manera de evitarlo es disminuir la complejidad de la comunicación. Por ejemplo, los gerentes pueden realizar una reunión virtual diaria para ayudar a los empleados a sentirse conectados en lugar de enviar múltiples correos electrónicos durante el día, lo que les permitirá agilizar la comunicación y además tener flexibilidad y autonomía.

A medida que convergen las líneas entre la vida personal y profesional, las organizaciones otorgan una importancia cada vez mayor al trabajo remoto y crean un lugar de trabajo más flexible y colaborativo. IDC predice que para 2024, el 30% de las empresas (G2000) ¹ dependerán de un ecosistema seguro, altamente integrado y colaborativo que ayude a las empresas a funcionar como organizaciones sin fronteras².

¹ Forbes, Editors Pick (May 2019), Global 2000: The World’s Largest Public Companies

² IDC FutureScape: Worldwide Future of Work 2020 Predictions, Doc #US44752319, October 2019